Actes et registres

Dernière modification : 11 septembre 2019

Actes de l'état civil

NON. L’apposition du sceau n’est obligatoire que sur les copies et les extraits d’actes de l’état civil (article 27 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil) et notamment ceux figurant dans le livret de famille (IGREC n°627-2).

En revanche, la signature des actes et des mentions marginales est nécessaire pour leur conférer un caractère authentique.

Le jour, le mois, l'année et l'heure de la naissance, de la reconnaissance, du mariage, du décès ou de l'accouchement d'un enfant sans vie, que l'acte constate, sont écrits en lettres. Le jour et l'année de naissance des personnes mentionnées dans les actes sont écrits en chiffres (article 6 du  décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil).

L’Instruction générale relative à l’état civil (n°111) indique que «les prénoms simples sont séparés par une virgule, les prénoms composés comportent un trait d'union ».

Par ailleurs, la circulaire du 28 octobre 2011 indique à ce sujet que «pendant longtemps, l’usage était, en matière d’inscription sur l’acte de naissance, de séparer les différents prénoms par un simple espace, le prénom composé se différenciant en principe par l’apposition d’un tiret entre les deux prénoms le composant, sans toutefois qu’une règle n’impose cette différenciation. Cette pratique, source de difficultés d’interprétation sur la nature réelle des prénoms choisis par les parents, a été abandonnée ».

Ainsi, lors de la rédaction d’un acte, il convient de séparer par une virgule les prénoms simples y compris lorsqu’un espace figure entre eux dans l’acte de naissance.

NON. Seuls les signes diacritiques reconnus de la langue française peuvent être portés tant sur les lettres majuscules que sur les lettres minuscules. Il s’agit des signes suivants : à - â – ä - é - è - ê - ë - ï - î - ô - ö - ù - û - ü - ÿ - ç. Les ligatures «æ» (ou «Æ») et «œ »(ou «Œ»), équivalents de «ae» (ou «AE») et «oe» (ou OE) sont également admises (circulaire du 23 juillet 2014 relative à l’état civil, p.2).

Par conséquent, il n’est pas possible de porter le «tilde» (ñ) espagnol ni aucun autre signe non reconnu par la langue française sur un acte d’état civil.

NON. La dénomination des lieux doit être celle en vigueur au jour de l’événement ou celle qui figure dans les actes de l’état civil originaux, même si des modifications ultérieures de cette dénomination sont intervenues (IGREC n°123-1). Par conséquent, il faudra bien indiquer «Basses-Pyrénées» dans l’acte de mariage. 

S'agissant des villes de Paris, Marseille et Lyon, l'indication de l'arrondissement doit être rédigée intégralement en lettres. Ex. :  «Marseille premier arrondissement» (IGREC n°103). 

L’Instruction générale relative à l’état civil (n°121) prévoit que « La profession qui doit être indiquée s'entend non seulement de celle actuellement exercée par les intéressés, mais également de celle qu'ils exerçaient en dernier lieu avant de cesser leur activité professionnelle. Il convient, dans cette hypothèse, de préciser « ancien », « en retraite », ou « honoraire », ou en cas de chômage, de préciser « sans emploi ».

Lorsqu'une personne n'a jamais exercé une profession, il convient d'indiquer « sans profession ».

Les changements liés à l'évolution de la situation professionnelle ne peuvent donner lieu à rectification ».

NON.  L’article 6 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil prévoit que les «abréviations et acronymes ne sont pas autorisés hors les cas où la loi ou les règlements en admettent le principe». Ainsi, sont admis les abréviations «RC» au lieu et place de «répertoire civil» ; «CRPCEN» pour la «Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires» et l’acronyme «PACS» en lieu et place de «pacte civil de solidarité». L’utilisation de toute autre abréviation n’est pas admise.

Mentions marginales

L’article 6 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil prévoit que « Des espaces suffisants sont réservés pour l'apposition ultérieure des mentions. Lorsqu'il n'existe plus d'espaces suffisants, la mention est apposée sur les pages laissées vierges en fin de registres et réservées à cet effet ; dans ce cas, une inscription sommaire est opérée sur l'acte ». 

Dans cette hypothèse, l’officier de l’état civil pourrait indiquer en marge de l’acte de l’état civil un renvoi vers la fin du registre où figurerait une formule du type :  

« Suite des mentions marginales de l’acte de….. n°…- NOM Prénoms (et NOM Prénoms)

…………………………………………………………………….

..... (lieu et date d’apposition de la mention).

..... (qualité et signature de l’officier de l’état civil) ».

OUI. L’Instruction générale relative à l’état civil (n°2388) prévoit en effet que « Si l'on s'aperçoit tardivement qu'une mention de reconnaissance, de mariage ou de décès ne figure pas sur les registres du lieu de naissance de l'intéressé, l'officier de l'état civil qui a dressé l'acte peut, en envoyant un extrait de cet acte, ou un avis de mention, à son collègue, à tout instant, provoquer l'apposition de la mention. Les dépositaires des registres où les mentions de reconnaissance, de mariage ou de décès devraient normalement figurer peuvent mentionner ceux-ci au vu des extraits des actes de l'état civil français qui les ont constatés (tels qu'ils sont par exemple portés sur les livrets de famille), et cela même s'ils n'ont pas reçu d'avis de mention. Ils prendront toutes mesures utiles pour informer le greffe de la mention qui a été apposée.

Lorsque les mentions manquantes devraient faire référence à des légitimations, à des actes de l'état civil étrangers, à des décisions judiciaires [divorce par exemple], à des actes notariés ou à des décisions administratives, la régularisation ne peut être faite que sur instruction du procureur de la République sauf s'ils figurent déjà sous forme de mentions ou de transcriptions dans un registre de l'état civil français ».

Rectification des erreurs et omissions

La circulaire du 26 juillet 2017 précise en son annexe 5 les compétences des officiers de l’état civil en matière de rectification des erreurs et omissions purement matérielles des actes qu’ils détiennent.

Les erreurs et omissions rectifiables, ainsi que les modalités de demande de rectification et les pièces justificatives à fournir à l’appui y sont également détaillées. 

Circulaire du 26 juillet 2017 de présentation de diverses dispositions en matière de droit des personnes et de la famille de la loi n°2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle (NOR : JUSC1720438C)

OUI. Lorsqu'une erreur est détectée avant la signature de l'acte, elle peut être immédiatement corrigée au moyen de ratures, rajouts et renvois, dûment approuvés et signés par toutes les personnes qui ont concouru à l'acte (IGREC n°102). Il n'y a pas lieu d'aviser le procureur de la République. 

En marge de l'acte, l'erreur pourrait être signalée par une formule du type : « x mot(s) rayé(s) nul(s) et remplacé(s) par …….. », datée et signée par toutes les parties. 

Généralement à la hauteur du numéro d'ordre, et avant le texte même de l'acte de l'état civil, figure le nom et le(s) prénom(s) de la personne ou des personnes concernées par l'acte. Cette indication est appelée « analyse marginale ». Elle est destinée à faciliter le travail de recherche de l'officier de l'état civil. N’ayant pas la valeur authentique de l’acte, elle est corrigée, en étant barrée et remplacée par le nouveau nom et le cas échéant par le(s) nouveau(x) prénom(s) de(s) intéressé(s), chaque fois qu'une mise à jour vient modifier le patronyme ou le(s) prénom(s) du (des) titulaire(s) de l'acte (IGREC n°105-1).

NB : en cas de contradiction entre l’analyse marginale et le contenu de l’acte de l’état civil, il convient de se référer à ce dernier.

Registres des actes de l'état civil

L’article 40 du Code civil dispose que « Les actes de l'état civil sont établis sur papier et sont inscrits, dans chaque commune, sur un ou plusieurs registres tenus en double exemplaire. […]

Par dérogation au premier alinéa, les communes dont les traitements automatisés de données de l'état civil satisfont à des conditions et à des caractéristiques techniques fixées par décret sont dispensées de l'obligation d'établir un second exemplaire des actes de l'état civil ».

L’article 11 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil prévoit quant à lui qu’« Un traitement automatisé, hébergé par la commune […] peut être utilisé pour l'établissement des actes de l'état civil et pour les mises à jour résultant de l'apposition des mentions en marge de ces actes. Les données des actes de l'état civil établis par un procédé manuel peuvent être enregistrées ultérieurement par le traitement automatisé de la commune […].

La commune peut déléguer l'hébergement du traitement automatisé de ses données de l'état civil ou d'une sauvegarde de ces données au département, à la région, à un établissement public de coopération intercommunale ou à toute personne morale de droit public de son choix. […].

Les conditions techniques de sécurité, d'intégrité et de confidentialité des traitements automatisés des données de l'état civil et de leur hébergement sont fixées par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice ».

A ce jour, l’arrêté ministériel n’est pas paru. En conséquence, aucune Commune ne peut être dispensée d'établir un double du registre des actes de l'état civil.

  • Par courrier auprès de Phil@poste - Etat civil, Z.I Avenue Benoît Frachon, BP 10106 Boulazac, 24051 PERIGUEUX CEDEX 09 ;
  • Par internet à l’adresse suivante : philamairie.laposte.fr

OUI. L’article 18 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil prévoit en effet que les tables annuelles « sont dressées par les officiers de l'état civil dans le mois qui suit la clôture du registre de l'année précédente et sont établies dans un ou plusieurs registres distincts ».

Pièces annexes

En application des dispositions de l'Instruction générale relative à l'état civil (IGREC n°133) et de l'article 7 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil, le dépôt des pièces annexes au greffe du tribunal de grande instance est effectué par l'officier de l'état civil en personne ou par l'un de ses mandataires en même temps que celui du double des registres correspondants, dans le délai d’un mois qui suit la clôture de ces derniers.

Sont considérées comme des pièces annexes :

  • l’ensemble des pièces du dossier de mariage ;
  • les procurations (article 36 du Code civil) ;
  • les copies d'actes de l'état civil remises en vue de la transcription (copie d’acte de décès transmise à la mairie du dernier domicile du défunt notamment) et, éventuellement, de la traduction en langue française de ces documents ;
  • les expéditions des décisions judiciaires à transcrire sur les registres, ainsi que des pièces jointes à la demande de transcription ;
  • les déclarations liées au choix de nom (déclaration conjointe de choix de nom, déclaration conjointe de changement de nom) ;
  • les pièces jointes à la demande de changement de prénom (copie de la pièce d’identité, de l’acte de naissance, du justificatif de résidence, etc.) ;
  • le certificat médical de naissance et de décès ;
  • les avis de naissance ;
  • la demande de rectification d'erreur ou d'omission matérielle des actes de l'état civil, ainsi que les pièces produites à l'appui de cette demande.

NB : les pièces fournies au moment de l’enregistrement de la déclaration (et les récépissés des avis de mention) de PACS ne constituent pas des pièces annexes. Elles doivent être conservées en mairie par l’officier de l’état civil qui a enregistré la convention pendant une durée de 5 ans à compter de la date de la dissolution du PACS.