Conseils et commissions

Dernière modification : 13 mai 2020

Commissions municipales et intercommunales

L’article L.2121-22 du CGCT prévoit que ce sont les membres de la commission qui  le désignent.

L’article L.2121-22 du CGCT dispose que « Dans les communes de plus de 1 000 habitants, la composition des différentes commissions, y compris les commissions d'appel d'offres et les bureaux d'adjudications, doit respecter le principe de la représentation proportionnelle pour permettre l'expression pluraliste des élus au sein de l'assemblée communale ».

Cette règle est applicable aux EPCI à fiscalité propre, syndicats de communes et syndicats mixtes fermés (article L.5211-1 du CGCT).

OUI. En revanche, pour les Communes de 1 000 habitants et plus, et les EPCI, il faudra veiller à respecter le principe de représentation proportionnelle pour permettre l'expression pluraliste des élus au sein de l’organe délibérant (article L.2121-22 du CGCT). La loi ne fixant pas de méthode particulière pour la répartition des sièges de chaque commission, l'organe délibérant doit s'efforcer de rechercher la pondération qui reflète le plus fidèlement la composition politique de l'assemblée, chacune des tendances représentées en son sein devant disposer au moins d'un représentant.

Ordre du jour et convocation

OUI. Il est seul juge, en tant que président de l’assemblée, de la motivation de cette décision et, la loi ne fixant aucun délai, l'annulation de la séance pourrait être portée à la connaissance des élus jusqu'à l'heure prévue pour son ouverture, quelle que soit la taille de la collectivité. 

Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 25 août 2009, p.8282, Q. n°52747

OUI si la convocation rectificative est envoyée dans les délais impartis. En revanche, le fait d'ajouter une affaire, en début de séance, à l'ordre du jour initial communiqué aux élus avec la convocation, sans qu'aucune information ne leur ait été communiquée sur ce point avant l'ouverture des travaux de l'organe délibérant, méconnaît les dispositions législatives relatives à l'information préalable des élus et est de nature à entacher d'illégalité la délibération prise dans de telles conditions.

Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 1er décembre 2009, p.11474, Q. n°58236

L'inscription de questions diverses sur les convocations en fin d'ordre du jour des réunions du l'organe délibérant constitue une pratique courante que le juge administratif encadre cependant strictement. Il a ainsi jugé, à plusieurs reprises, que seules les questions de faible importance pouvaient être traitées au titre des questions diverses.

Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 14 avril 2015, p.2879, Q. n°53979

Le délai pour la convocation d'un Conseil municipal est de 3 jours francs pour les Communes de moins de 3 500 habitants (article L.2121-11 du CGCT) et de 5 jours francs pour celles de 3 500 habitants et plus (article L.2121-12 du CGCT).

NB : pour l’élection du Maire à l’issue du renouvellement général, le Conseil municipal est convoqué 3 jours francs avant la première réunion quelle que soit la population de la Commune.

Pour les EPCI à fiscalité propre, syndicats de communes et syndicats mixtes fermés, la convocation doit être adressée dans un délai de 5 jours francs (article L.5211-1 du CGCT).

Pour que le délai soit franc, celui-ci ne commence à courir que le lendemain du jour où la convocation est envoyée aux conseillers et expire le lendemain du jour où le délai de 3 ou 5 jours est échu. Autrement dit, ni le jour de l'envoi ni celui de la réception ne sont comptabilisés. Il est à noter que la présence d'un samedi, d’un dimanche ou d’un jour férié, dans le délai franc n’est pas de nature à proroger ce délai, y compris si c’est le jour de la séance (Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 14 février 2013, p.522, Q. n°3348). Par exemple, si une réunion doit se tenir un lundi, la convocation doit partir au plus tard le jeudi pour une Commune de moins de 1 000 habitants et le mardi pour une Commune de 1 000 habitants et plus. 

En cas d'urgence, le délai peut être abrégé par le Maire/Président, sans pouvoir être toutefois inférieur à 1 jour franc. Il en rend compte dès l'ouverture de la séance à l’organe délibérant qui se prononce sur l'urgence et peut décider le renvoi de la discussion, pour tout ou partie, à l'ordre du jour d'une séance ultérieure.

OUI. Elle est transmise de manière dématérialisée ou, si les élus en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse (article L.2121-10 et L.5211-1 du CGCT). 

L’article L.2121-12 du CGCT prévoit que les conseillers municipaux des Communes de 3 500 habitants et plus doivent se voir adresser, avec la convocation, une note de synthèse sur les affaires soumises à délibération.  

Dans les Communes de moins de 3 500 habitants, seuls les projets de délibération portant sur une installation classée pour la protection de l’environnement (ICPE) font l’objet d’une note de synthèse. Pour les autres affaires à l’ordre du jour, le Maire doit assurer la diffusion de l’information auprès des conseillers par les moyens qu’il juge les plus adéquats.

Les EPCI à fiscalité propre, syndicats de communes et syndicats mixtes fermés sont également soumis aux règles applicables aux Communes de 3 500 habitants et plus (article L.5211-1 du CGCT).

L’article L.2121-10 du CGCT dispose que « Toute convocation est faite par le maire. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée », tandis que l’article R.2121-7 du CGCT précise que « L'affichage des convocations […] a lieu à la porte de la mairie ».

Ces dispositions sont transposables aux EPCI (Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 28 février 2019, p.1133, Q. n°8486). Ainsi, la convocation est affichée à la porte de leur siège ou du lieu choisi par l'organe délibérant pour tenir ses réunions.

Bien qu’aucun texte ne fixe de délai d’affichage, on peut malgré tout se référer à ceux prévus pour l’envoi des convocations.

Selon la jurisprudence, les mesures de publicité de la convocation de l’organe délibérant ne sont pas prescrites à peine de nullité des délibérations ; leur omission n'entache pas d'irrégularité la délibération contestée (CE, 26 octobre 1994, Monnier, n° 121717).

OUI. Tout changement apporté à la date de la séance, portée sur la convocation, doit donner lieu à une nouvelle convocation, adressée elle-même dans le respect des règles de délai, sans que cette 2ème convocation puisse en quoi que ce soit bénéficier du délai ouvert par l’envoi de la 1ère.

OUI. Rien ne l’oblige à mettre en discussion la totalité des affaires portées à l’ordre du jour. Il lui est en effet possible de décider que telle ou telle question sera examinée à une séance ultérieure, ou qu’elle n’a pas lieu d’être mise en discussion.

Réunions et quorum

L’article L.2121-7 du CGCT dispose que « Le conseil municipal se réunit au moins une fois par trimestre ». 

Il en va de même pour l'organe délibérant de l'EPCI. En revanche, pour les syndicats formés en vue d'une seule oeuvre ou d'un seul service d'intérêt intercommunal, le Comité syndical se réunit une fois par semestre (article L.5211-11 du CGCT).

Toutefois, cette obligation n'est assortie d'aucune sanction.

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 31 mars 1988, p.442, Q. n°9349

OUI. Les séances de l’organe délibérant sont publiques et peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle (article L.2121-18 du CGCT). Ce principe fonde ainsi le droit des élus comme des membres de l'assistance à enregistrer les débats et à les diffuser, éventuellement sur internet. Le Président de séance peut faire interdire l’enregistrement, mais uniquement si le bon déroulement de la séance est menacé et d’une façon strictement proportionnelle à ce but. 

Si l'accord des élus n'est pas requis pour pouvoir procéder à une telle retransmission, tel n'est pas le cas de celui des autres personnels de la collectivité assistant aux séances publiques. Dès lors, la diffusion de l'image de ces personnes présentes dans la salle supposera de s'en tenir à la retransmission de plans larges du public.  

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 11 juin 2015, p.3191, Q. n°14713

L’article L.2121-8 du CGCT dispose que « Dans les communes de 1 000 habitants et plus, le conseil municipal établit son règlement intérieur dans les six mois qui suivent son installation. Le règlement intérieur précédemment adopté continue à s'appliquer jusqu'à l'établissement du nouveau règlement ». 

Ces dispositions sont applicables aux EPCI à fiscalité propre, syndicats de communes et syndicats mixtes fermés (article L.5211-1 du CGCT).

A l’inverse, dans les Communes de moins de 1 000 habitants, le règlement intérieur du Conseil municipal est facultatif.

OUI. Il n’existe pas de restriction en la matière. Ainsi, l'organe délibérant peut se réunir en semaine, les samedis, dimanches et jours fériés en journée ou en soirée.

OUI. En effet, l'article L.2121-18 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose que « les séances des conseils municipaux sont publiques ».

Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres en exercice est présente (article L.2121-17 du CGCT). En conséquence, seuls les membres présents physiquement sont à prendre en compte, à l’exclusion des procurations. De même, dès lors que des conseillers municipaux sont exclus des débats et du vote sur une affaire dans laquelle ils ont un intérêt personnel, ils ne peuvent être décomptés dans les conseillers présents pour délibérer.

Par exemple, pour un Conseil municipal de 15 membres, si 7 sont présents et qu’il y a 4 pouvoirs, le quorum n’est pas atteint.

Le quorum doit être réuni non seulement au début de la séance mais aussi lors de la mise en discussion de chacune des affaires soumises successivement à délibération. Si le départ d'élus en cours de séance ne permet plus le respect de cette règle, l’assemblée ne peut plus valablement délibérer. 

Lorsque le quorum n’est pas atteint, le Maire/Président, ou celui qui le remplace, doit l’indiquer sur le registre des délibérations et préciser que la séance est renvoyée à une date ultérieure. L’envoi de la convocation peut être opéré dès qu’il est constaté que le quorum n’est pas atteint ou a cessé de l’être (CE, 16 juin 1997 n°142691, Pfister). En revanche, il conviendra de respecter le délai de 3 jours francs (quel que soit le nombre d’habitants) entre la date d’envoi et la prochaine réunion. L'organe délibérant pourra alors délibérer sans condition de quorum, sous réserve que l’ordre du jour soit identique (articles L.2121-17 et L.5211-1 du CGCT).

Exemples de formules à utiliser en l’absence de quorum :

  • Dans le procès-verbal :

Le……., à………heures, le Conseil municipal a été réuni à la mairie, sous la présidence de M………., …………… (qualité), à la suite de la convocation adressée par le Maire le…..

Nombre de membres en exercice :……

Présents : ……………………

Absents : ……………………

Les membres présents n’étant pas en nombre suffisant pour délibérer valablement sur………., la séance a été levée et renvoyée au………...

Fait et délibéré à…….., le……

(signature des conseillers présents) 

  • Dans la convocation :

Le quorum n'ayant pas été atteint à la séance du…………………...., pour le point n°… de l’ordre du jour, le Conseil municipal lors de sa prochaine réunion, en application de l’article L.2121-17 du Code Général des Collectivités Territoriales, délibérera quel que soit le nombre de membres présents.

Cette réunion aura lieu le……………………, à…………………….…

L'ordre du jour de cette séance sera le suivant : … 

  • Dans la délibération faisant suite à la 2ème convocation :

Le Maire indique que lors de la séance du…………, les membres présents n’ayant pas été en nombre suffisant pour délibérer valablement sur………, la séance a été levée et renvoyée à ce jour

Ajouter le cas échéant : Bien que pour la seconde fois, le quorum ne soit toujours pas atteint, l’article L.2121-17 du Code Général des Collectivités Territoriales permet de délibérer désormais valablement sans cette condition.

L'article L.2121-18 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose que « les séances des conseils municipaux sont publiques. Néanmoins, sur la demande de trois membres ou du maire, le conseil municipal peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu'il se réunit à huis clos ». Sans ce vote préalable du Conseil, la séance à huis clos est illégale.

Le Conseil municipal ne peut en aucun cas décider à l’avance le huis clos pour une séance ultérieure. C’est en fonction des circonstances au moment de la réunion que la décision doit être prise. 

NB : la seule restriction au huis clos en ce qui concerne les affaires soumises à délibération est celle prévue par l’article 432-12 du Code pénal relatif à la prise illégale d’intérêt par les personnes dépositaires de l’autorité publique. Aux termes de cet article, dans les Communes de 3 500 habitants au plus, le Conseil municipal ne peut décider de se réunir à huis clos pour délibérer de certaines affaires dans lesquelles les Maires, adjoints ou conseillers municipaux délégués ou agissant en remplacement du Maire sont en situation de traiter avec leur Commune.

Le déroulement de la séance est le suivant :

  • le Conseil municipal commence par siéger en séance publique ;
  • le Maire présente l’objet de la prochaine délibération ;
  • est alors proposé le vote à huis clos (par le Maire ou trois conseillers) ;
  • le Conseil vote sur l’opportunité de délibérer à huis clos ;
  • toutes les personnes n’étant pas membres du Conseil municipal sortent de la salle de réunion ;
  • le Conseil peut alors débattre et délibérer à huis clos sur l’objet ;
  • le retour au régime de la séance publique ne nécessite aucun vote formel préalable.

Le procès-verbal de séance et le compte rendu doivent indiquer à la fois la décision du vote à huis clos (qui l’a demandé et les résultats du vote) et celle prise dans ce cadre, qui donnera lieu à une délibération. Ils ne font en revanche pas référence aux débats qui se sont déroulés à cette occasion.

Vote

OUI. Le vote électronique peut être utilisé pour tout type de vote sous réserve d’être bien paramétré. En cas de scrutin public, il doit permettre de connaître le sens du vote de chaque élu. Dans le cadre d’un scrutin secret, il convient de s’assurer du secret du vote et de la sincérité du scrutin. Toutefois, la généralisation du vote électronique ne doit pas avoir pour conséquence de rendre tous les votes anonymes. 

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 9 janvier 2020, p. 164, Q. n°11951

L’article L.2121-20 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose qu’« un conseiller municipal empêché d'assister à une séance peut donner à un collègue de son choix pouvoir écrit de voter en son nom. Un même conseiller municipal ne peut être porteur que d'un seul pouvoir. Le pouvoir est toujours révocable. Sauf cas de maladie dûment constatée, il ne peut être valable pour plus de trois séances consécutives ».

Si la procuration le mentionne explicitement, un pouvoir peut être valable pour une réunion de l'organe délibérant mais également pour une 2nde  réunion si la 1ère a dû être reportée (Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 26 décembre 2019, 6399, Q. n°12942)

NON. Le vote par procuration d’un élu intéressé à l’affaire entacherait la délibération de nullité. Son mandataire ne doit donc pas utiliser le pouvoir dans ce cas.

L’article L.2121-21 du CGCT prévoit qu’« Il est voté au scrutin secret :

Soit lorsqu'un tiers des membres présents le réclame ;

2° Soit lorsqu'il y a lieu de procéder à une nomination ou à une présentation. […]

Le conseil municipal peut décider, à l'unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret aux nominations ou aux présentations, sauf disposition législative ou réglementaire prévoyant expressément ce mode de scrutin […] ».

NB : lorsqu'il y a partage égal des voix en cas de scrutin secret, la voix du président n’est pas prépondérante (article L.2121-20 du CGCT).

Le scrutin secret ne fait l’objet d’aucun formalisme. Si la présence d’un isoloir est facultative, le vote doit en revanche être effectué nécessairement par le biais de bulletins anonymes, de manière à ne pas pouvoir déterminer le sens du vote de chaque conseiller.

L’article L.2121-20 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose que « lorsqu'il y a partage égal des voix et sauf cas de scrutin secret, la voix du président est prépondérante ». Dans l’hypothèse où il y aurait partage égal des voix au scrutin secret, la proposition sera considérée comme rejetée.

Attention : la règle est différente pour le vote du compte administratif. En effet, celui-ci est réputé adopté sauf si une majorité s’est dégagée contre. Il en résulte qu’en cas d’égalité des voix, il est adopté.

Dans la délibération, indiquer : « Le Maire, président de séance, s’étant prononcé pour/contre, la délibération est adoptée/rejetée ».

L’article L.2121-20 du CGCT dispose que « Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés »  et non des votants. Les bulletins blancs et les abstentions sont donc exclus. Ils ne sont pas considérés comme des suffrages exprimés.

Par majorité absolue des suffrages exprimés, il faut entendre que le nombre des suffrages favorables à la proposition doit être supérieur à la moitié du nombre de suffrages exprimés.

Ainsi, dans un Conseil de 11 élus, lorsque 3 élus décident de ne pas prendre part au vote, la majorité est de 5. La délibération est donc adoptée.

L’article L.2121-29 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose que « Le conseil municipal émet des vœux sur tous les objets d'intérêt local. »

Le vœu doit être inscrit à l'ordre du jour de la réunion et doit donner lieu à un vote. Il prend la forme d’une délibération qui n'a aucun caractère décisionnel et n'entraîne aucun effet juridique. Celle-ci est cependant soumise au contrôle de légalité et peut faire l'objet d'un déféré préfectoral devant le juge administratif. En revanche, un recours pour excès de pouvoir n'est pas recevable.

Procès-verbal et compte-rendu

Aucune disposition ne fixe de modalités de présentation des procès-verbaux des séances de l'organe délibérant. Il convient à ce titre de noter que si l'article L.2121-23 du CGCT mentionne l'obligation de consigner les causes de refus d'élus en séance de signer les délibérations, il n'est indiqué nulle part sur quel support cette mention doit figurer. De même, il ressort d'une jurisprudence ancienne (Conseil d'État, 3 mars 1905, Papot, n°15450) et constante que « sous réserve de la mention des motifs, pour lesquels les conseillers municipaux n'auraient pas signé le procès-verbal, les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction du procès-verbal de leurs séances ». Ainsi, à l'exception d'un contenu minimal destiné à établir et conserver les faits et décisions des séances, ainsi que des éléments propres à permettre, à la fois, de garantir les droits des élus pendant les débats, ceux des administrés à l'information et à l'accès à la justice, et la possibilité pour le juge administratif d'exercer son contrôle sur les délibérations, aucune prescription générale ne s'impose à l'égard des procès-verbaux de séance. De ce fait, il revient au règlement intérieur de l’assemblée de fixer ces prescriptions, parmi lesquelles l'approbation du procès-verbal, dans le respect des principes susmentionnés. 

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 21 juin 2018, p.3128, Q. n°4138

L’article L.2121-21 du CGCT (applicable aux EPCI) ne prévoit cette indication qu’en cas de vote à scrutin public (« Le vote a lieu au scrutin public à la demande du quart des membres présents. Le registre des délibérations comporte le nom des votants et l'indication du sens de leur vote »). En dehors de cette hypothèse, rien n’est prévu.

La présence du nom des votants à l’occasion d’un scrutin ordinaire (vote à main levée, à haute voix, etc.) ne s’impose pas. Il en résulte donc que l’absence de cette mention est sans influence sur la régularité des délibérations prises. 

Le règlement intérieur de l'organe délibérant pourrait tout à fait fixer les règles en la matière.

Si le nom des votants apparaît, la formule suivante pourrait être utilisée : « Adopté à la majorité.  M. …… et M. ……. ayant voté contre ou s’étant abstenus ».