Quelles délégations de signature un secrétaire de mairie occupant le seul emploi administratif de la Commune peut-il recevoir du Maire ? (Réponse ministérielle)

L'article L.2122-19 du CGCT prévoit que « Le maire peut donner, sous sa surveillance et sa responsabilité, par arrêté, délégation de signature : (…) 3° Aux responsables de services communaux ». La qualité de responsable de service peut ainsi être reconnue aux agents qui occupent effectivement des fonctions de chef de service, de directeur ou de chef de bureau mais aussi à ceux qui sont chargés de missions impliquant une réelle autonomie de décision, des fonctions d'encadrement et un certain niveau de responsabilités. Eu égard aux dispositions qui précèdent, il semble que l'agent occupant les fonctions de secrétaire de mairie dans une Commune qui ne comprend qu'un seul emploi administratif puisse être regardé comme un « responsable » de service. De plus, l'article L.2122-19 du CGCT ne pose pas de conditions quant au statut des agents bénéficiaires de la délégation de signature du Maire. Un secrétaire de mairie, agent titulaire ou contractuel, peut donc se voir confier une délégation de signature en vertu de l'article L.2122-19 du CGCT. Toutefois, les délégations de l’article R.2122-10 du CGCT relatives à l’état civil ne peuvent être accordées qu'à des fonctionnaires titulaires. 

Autrement dit, les délégations accordées à un secrétaire de mairie ne sont donc pas limitées aux seuls objets suivants :

  • l’apposition du paraphe sur les feuillets des registres des délibérations et des arrêtés municipaux ;
  • la délivrance des expéditions de ces registres ;
  • la certification matérielle et conforme des pièces et documents présentés par les administrés ;
  • la légalisation des signatures, dans les conditions prévues à l'article L.2122-30 du Code général des collectivités territoriales ;
  • l’enregistrement, le traitement, la conservation et la modification des données du registre nominatif recensant les personnes âgées et handicapées en ayant fait la demande ;
  • l’accès, en tant que de besoin, aux données à caractère personnel et aux informations enregistrées dans le système de gestion du répertoire électoral unique de la Commune pour l’application des I et II de l'article L.18 du Code électoral. 

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 8 octobre 2020, p.4593, Q. n°17057