Documents et informations communicables

Dernière modification : 25 octobre 2019

Documents communicables

Le décret du 10 décembre 2018 précise les catégories de documents pouvant être rendus publics par les administrations sans faire l'objet d'un traitement rendant impossible l'identification des personnes.

Y figurent notamment : les organigrammes, les annuaires des administrations et la liste des personnes inscrites à un tableau d’avancement ou sur une liste d’aptitude pour l’accès à un échelon, un grade ou un corps ou cadre d’emplois de la fonction publique, le répertoire national des associations, le répertoire des entreprises, les activités touristiques, les résultats des candidats aux examens et concours administratifs ou conduisant à la délivrance des diplômes nationaux. Le répertoire des élus et les documents associés à l’éligibilité peuvent également être publiés, à l’exception de leurs adresses et coordonnées personnelles (téléphone, courriel).

Décret n°2018-1117 du 10 décembre 2018 relatif aux catégories de documents administratifs pouvant être rendus publics sans faire l'objet d'un processus d'anonymisation (J.O., 12 décembre 2018)

NON. Les membres de l’organe délibérant de la collectivité n’ont pas de droit à la communication des éléments d’un dossier contentieux auquel est partie la collectivité. Les mémoires contentieux sont des documents juridictionnels non communicables au titre du Code des relations entre le public et l’administration.

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 2 mars 2017, p.899, Q. n°23651

Les certificats d’urbanisme, déclarations préalables et autorisations d’urbanisme sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, une fois la décision du Maire/Président de l’EPCI à fiscalité propre prise. Le dossier est alors pleinement communicable, dans son intégralité, à l’exception des plans intérieurs s’ils ont un impact sur le secret de la vie privée ou sur la sécurité des demandeurs (un coffre-fort dans un commerce par exemple).

Toute personne, qu’elle soit ou non propriétaire sur le territoire de la Commune, a le droit d’obtenir communication, sous l’une des formes matériellement possibles, de tout ou partie des plans cadastraux.

Quant aux matrices cadastrales, sont seuls communicables aux tiers le numéro et l’adresse de la parcelle, le nom et le prénom de son propriétaire, le cas échéant son adresse et l’évaluation du bien pour la détermination de la base d’imposition à la taxe foncière. Toute autre information, notamment la date et le lieu de naissance du propriétaire, ainsi que les motifs d’exonération fiscale, doit être occultée avant la communication.

Il convient de préciser que :

  • la communication des extraits de relevés ne peut être que « ponctuelle » ;
  • le demandeur n’a pas à justifier sa demande mais doit identifier avec précision la ou les parcelles sur lesquelles porte sa demande, soit par leur numéro, soit par leur adresse ;
  • le propriétaire de la parcelle sur laquelle porte la demande d’un tiers ne peut s’opposer à la communication à celui-ci des documents qui s’y rapportent.

OUI. Les grands livres et les pièces justificatives sont communicables y compris pour l’année en cours.
Seuls les comptes de gestion et administratif ne sont communicables qu’après leur adoption.

OUI. Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des budgets et des comptes de la Commune qui peut également les publier sous sa responsabilité (article L.2121-26 du CGCT). Cette communication s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de la Commune, par consultation gratuite sur place, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par la commune ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur (sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction), ou encore par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique (article L.311-9 du Code des relations entre le public et l'administration).

Le registre des déclarations d’intention d’aliéner n’est prévu par aucun texte. S’il a été constitué par une collectivité, il contient des informations confidentielles qui ne doivent pas faire l’objet d’une communication aux tiers.

Néanmoins, les collectivités titulaires d’un droit de préemption doivent tenir un registre des préemptions (article L.213-13 du Code de l’urbanisme) qui contient des informations sur les biens préemptés. Ce document est lui communicable à toute personne qui en fait la demande.

OUI. En effet, la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) a émis un avis favorable à la communication de ce volet administratif (avis n°20141132 du 10 avril 2014) qui permettra au demandeur de connaître l’identité du médecin qui a constaté le décès. 

La Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) considère qu’une telle faculté n’est ni prévue, ni exclue par le Code des relations entre le public et l’administration. L’administration n’est donc pas tenue d’y faire droit, mais la CADA recommande à l’administration d’apprécier selon les circonstances telles que l’état du document ou l’absence d’autres moyens de reproduction.

L’article R.311-12 du Code des relations entre le public et l’administration dispose que « Le silence gardé par l'administration, saisie d'une demande de communication de documents en application de l'article L.311-1 [documents administratifs], vaut décision de refus », tandis que l’article R.311-13 précise que « Le délai au terme duquel intervient la décision mentionnée à l'article R.311-12 est d'un mois à compter de la réception de la demande par l'administration compétente ».

Autrement dit, sauf cas particuliers, la collectivité dispose d’un mois à compter de la réception de la demande pour répondre car au-delà, son silence sera assimilé à un refus.

Informations communicables

NON. Le Code de l'urbanisme ne comporte aucune disposition imposant aux Communes de répondre aux questionnaires présentés par les notaires. Elles doivent donc apprécier, au cas par cas, s'il est souhaitable ou non d'apporter une réponse à ces questionnaires. Dans tous les cas, le notaire pourra toujours obtenir les informations en déposant un certificat d’urbanisme (Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 11 mai 2017, p.1842, Q. n°14714).

Précisions :

  • Lorsque le notaire demande « un arrêté d’alignement faisant connaître les servitudes pouvant grever l’immeuble », c’est pour s’assurer que le bien concerné n’est pas frappé d’alignement au regard d’un plan d’alignement. Dès lors, si la Commune ne dispose pas d’un tel plan, le Maire pourrait tout simplement indiquer que l’immeuble « n’est pas frappé par un plan d’alignement ». Pour mémoire, l'alignement ne peut être constaté que pour les voies communales ;
  • Le « certificat d'hygiène et de salubrité » n'est pas prévu par les textes. En tout état de cause, la délivrance par le Maire d'un tel certificat, en dehors de tout contrôle préalable des locaux dans les conditions prévues par le Code de la santé publique, est dépourvue de valeur juridique (Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 20 novembre 2014, p.2590, Q. n°10698).

Si le Maire souhaite malgré tout répondre à la demande du notaire, la formule suivante pourrait être utilisée :

« Je soussigné(e),……………….., Maire de la Commune de …., certifie que l’immeuble sis ……. , cadastré section ……n° ……… pour une contenance totale de  ………. :

- porte le n° ……….. (ou ne dispose pas de numéro) dans la rue …….;
- est (ou n’est pas) frappé par un plan d’alignement ;
- fait (ou ne fait pas) l’objet d’une procédure de péril.

La Commune ne disposant pas d’un service d’hygiène et de santé, n’est pas en mesure de délivrer un certificat d’hygiène et de salubrité.

En foi de quoi nous délivrons la présente attestation, pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à…….le……….

Prénom et NOM du Maire, signature et cachet de la mairie ».

NON. En effet, l’activité de recherches privées relève de l’article L.621-1 du Code de la sécurité intérieure qui dispose qu’« est soumise aux dispositions du présent titre la profession libérale qui consiste, pour une personne, à recueillir, même sans faire état de sa qualité ni révéler l'objet de sa mission, des informations ou renseignements destinés à des tiers, en vue de la défense de leurs intérêts ».

Pour autant, la loi ne confère pas aux agents de recherches privées un droit particulier d’information concernant les tiers.

Par conséquent, les renseignements demandés n’ont pas à lui être délivrés.

(Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 6 juillet 2006, p.1864, Q. n°22442)

NON. La loi n° 2014-617 du 13 juin 2014 relative aux comptes bancaires inactifs et aux contrats d'assurance vie en déshérence, dite loi Eckert, n’a pas prévu de dispositions particulières permettant à la collectivité de communiquer des informations sur ses administrés.

Les collectivités territoriales doivent communiquer à l'huissier de justice l'adresse du débiteur, l'identité et l'adresse de son employeur ou de tout tiers débiteur ou dépositaire de sommes liquides ou exigibles, et la composition de son patrimoine immobilier, à l'exclusion de tout autre renseignement (article L.152-1 du Code des procédures civiles d'exécution).