Conseils et commissions

L’article L.2121-22 du CGCT prévoit que ce sont les membres de la commission qui  le désignent.

L’article L.2121-22 du CGCT dispose que « Dans les communes de plus de 1 000 habitants, la composition des différentes commissions, y compris les commissions d'appel d'offres et les bureaux d'adjudications, doit respecter le principe de la représentation proportionnelle pour permettre l'expression pluraliste des élus au sein de l'assemblée communale ».

Cette règle est applicable aux EPCI à fiscalité propre, Syndicats de communes et Syndicats mixtes fermés (article L.5211-1 du CGCT).

OUI. En revanche, pour les Communes de 1 000 habitants et plus, et les EPCI, il faudra veiller à respecter le principe de représentation proportionnelle pour permettre l'expression pluraliste des élus au sein de l’organe délibérant (article L.2121-22 du CGCT). La loi ne fixant pas de méthode particulière pour la répartition des sièges de chaque commission, l'organe délibérant doit s'efforcer de rechercher la pondération qui reflète le plus fidèlement la composition politique de l'assemblée, chacune des tendances représentées en son sein devant disposer au moins d'un représentant.

NON sauf si la convocation rectificative est envoyée dans les délais impartis. En revanche, le fait d'ajouter une affaire, en début de séance, à l'ordre du jour initial communiqué aux élus avec la convocation, sans qu'aucune information ne leur ait été communiquée sur ce point avant l'ouverture des travaux de l'organe délibérant, méconnaît les dispositions législatives relatives à l'information préalable des élus et est de nature à entacher d'illégalité la délibération prise dans de telles conditions.

Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 1^er décembre 2009, p.11474, Q. n°58236

OUI. Rien n’oblige le Président de séance à mettre en discussion la totalité des affaires portées à l’ordre du jour. Il lui est en effet possible de décider que telle ou telle question sera examinée à une séance ultérieure, ou qu’elle n’a pas lieu d’être mise en discussion. Cette décision relève de la seule prérogative du Président de séance sans que l'accord de l’organe délibérant ne soit préalablement requis. 

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 21 mai 2020, p.2342, Q. n°14791

L'inscription de questions diverses sur les convocations en fin d'ordre du jour des réunions de l'organe délibérant constitue une pratique courante que le juge administratif encadre cependant strictement. Il a ainsi jugé, à plusieurs reprises, que seules les questions de faible importance pouvaient être traitées au titre des questions diverses.

Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 14 avril 2015, p.2879, Q. n°53979

Le délai pour la convocation d'un Conseil municipal est de 3 jours francs pour les Communes de moins de 3 500 habitants (article L.2121-11 du CGCT) et de 5 jours francs pour celles de 3 500 habitants et plus (article L.2121-12 du CGCT).

NB : pour l’élection du Maire à l’issue du renouvellement général, le Conseil municipal est convoqué 3 jours francs avant la 1^ère réunion quelle que soit la population de la Commune.

Pour les EPCI à fiscalité propre, Syndicats de communes et Syndicats mixtes fermés, la convocation doit être adressée dans un délai de 5 jours francs (article L.5211-1 du CGCT).

Pour que le délai soit franc, celui-ci ne commence à courir que le lendemain du jour où la convocation est envoyée aux conseillers et expire le lendemain du jour où le délai de 3 ou 5 jours est échu. Autrement dit, ni le jour de l'envoi ni celui de la réception ne sont comptabilisés. Il est à noter que la présence d'un samedi, d’un dimanche ou d’un jour férié, dans le délai franc n’est pas de nature à proroger ce délai, y compris si c’est le jour de la séance (Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 14 février 2013, p.522, Q. n°3348). Par exemple, si une réunion doit se tenir un lundi, la convocation doit partir au plus tard le jeudi pour une Commune de moins de 1 000 habitants et le mardi pour une Commune de 1 000 habitants et plus. 

En cas d'urgence, le délai peut être abrégé par le Maire/Président, sans pouvoir être toutefois inférieur à 1 jour franc. Il en rend compte dès l'ouverture de la séance à l’organe délibérant qui se prononce sur l'urgence et peut décider le renvoi de la discussion, pour tout ou partie, à l'ordre du jour d'une séance ultérieure.

OUI. Elle est transmise de manière dématérialisée ou, si les élus en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse (article L.2121-10 et L.5211-1 du CGCT). 

L’article L.2121-12 du CGCT prévoit que les conseillers municipaux des Communes de 3 500 habitants et plus doivent se voir adresser, avec la convocation, une note de synthèse sur les affaires soumises à délibération.  

Dans les Communes de moins de 3 500 habitants, seuls les projets de délibération portant sur une installation classée pour la protection de l’environnement (ICPE) font l’objet d’une note de synthèse. Pour les autres affaires à l’ordre du jour, le Maire doit assurer la diffusion de l’information auprès des conseillers par les moyens qu’il juge les plus adéquats.

Les EPCI à fiscalité propre, Syndicats de communes et Syndicats mixtes fermés sont également soumis aux règles applicables aux Communes de 3 500 habitants et plus (article L.5211-1 du CGCT).

L’article L.2121-10 du CGCT dispose que « Toute convocation est faite par le maire. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée », tandis que l’article R.2121-7 du CGCT précise que « L'affichage des convocations […] a lieu à la porte de la mairie ».

NB : la règlementation ne prévoyant pas expressément de publier la convocation et l’ordre du jour sur le site internet, il appartient au Maire d’apprécier s’il y a lieu d’y procéder ou non.

Ces dispositions sont transposables aux EPCI (Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 28 février 2019, p.1133, Q. n°8486). Ainsi, la convocation est affichée à la porte de leur siège ou du lieu choisi par l'organe délibérant pour tenir ses réunions.

Bien qu’aucun texte ne fixe de délai d’affichage, on peut malgré tout se référer à ceux prévus pour l’envoi des convocations.

Selon la jurisprudence, les mesures de publicité de la convocation de l’organe délibérant ne sont pas prescrites à peine de nullité des délibérations ; leur omission n'entache pas d'irrégularité la délibération contestée (CE, 26 octobre 1994, Monnier, n° 121717).

OUI. Tout changement apporté à la date de la séance, portée sur la convocation, doit donner lieu à une nouvelle convocation, adressée elle-même dans le respect des règles de délai, sans que cette 2^ème convocation puisse en quoi que ce soit bénéficier du délai ouvert par l’envoi de la 1^ère.

OUI. Les séances de l’organe délibérant sont publiques et peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle (article L.2121-18 du CGCT). Ce principe fonde ainsi le droit des élus comme des membres de l'assistance à enregistrer les débats et à les diffuser, éventuellement sur internet. Le Président de séance peut faire interdire l’enregistrement, mais uniquement si le bon déroulement de la séance est menacé et d’une façon strictement proportionnelle à ce but. 

Si l'accord des élus n'est pas requis pour pouvoir procéder à une telle retransmission, tel n'est pas le cas de celui des autres personnels de la collectivité assistant aux séances publiques. Dès lors, la diffusion de l'image de ces personnes présentes dans la salle supposera de s'en tenir à la retransmission de plans larges du public.  

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 11 juin 2015, p.3191, Q. n°14713

Les élus ont le droit d'exposer lors des réunions de l’organe délibérant des questions orales ayant trait aux affaires de la Collectivité (article L.2121-19 du CGCT). 

Rien n’impose que la question porte sur une affaire inscrite à l’ordre du jour. 

Dans les Communes de 1 000 habitants et plus, le règlement intérieur fixe la fréquence ainsi que les règles de présentation et d'examen de ces questions. À défaut de règlement intérieur, celles-ci sont fixées par une délibération de l’organe délibérant. Le juge administratif a été amené à préciser, par exemple, qu'un règlement intérieur qui prévoit un dépôt obligatoire des questions orales au secrétariat de la mairie 24 heures au moins avant la séance du Conseil municipal, ne portent pas atteinte au droit d'expression des conseillers municipaux (TA Versailles, 8 décembre 1992, n° 925961). À l'inverse, il a été jugé qu'un dépôt obligatoire des questions orales 72 heures au moins avant la séance du Conseil municipal porte une atteinte non justifiée par les contraintes d'organisation aux droits et prérogatives des conseillers municipaux (CAA Versailles, 3 mars 2011, n° 09VE03950). Cette analyse a été récemment partagée dans le cas d'une Commune où un délai de 5 jours francs avait été prévu par le règlement intérieur (CAA Bordeaux, 13 janvier 2020, n° 18BX00350). Il ressort ainsi de la jurisprudence constante du juge administratif que le règlement intérieur de l’organe délibérant ou à défaut une délibération peut contraindre, dans un délai raisonnable, le dépôt préalable des questions orales à l’exécutif. Si aucune précision n'est apportée par un de ces actes, il apparaît qu'une question orale peut être posée le jour même de la séance publique par un élu. 

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 4 juin 2020, p.2536, Q. n° 13817

L’article L.2121-8 du CGCT dispose que « Dans les communes de 1 000 habitants et plus, le conseil municipal établit son règlement intérieur dans les six mois qui suivent son installation. Le règlement intérieur précédemment adopté continue à s'appliquer jusqu'à l'établissement du nouveau règlement ». 

Ces dispositions sont applicables aux EPCI à fiscalité propre, Syndicats de communes et Syndicats mixtes fermés (article L.5211-1 du CGCT).

A l’inverse, dans les Communes de moins de 1 000 habitants, le règlement intérieur du Conseil municipal est facultatif.

OUI. Il n’existe pas de restriction en la matière. Ainsi, l'organe délibérant peut se réunir en semaine, les samedis, dimanches et jours fériés en journée ou en soirée.

OUI. En effet, l'article L.2121-18 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose que « les séances des conseils municipaux sont publiques ».

Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres en exercice est présente (article L.2121-17 du CGCT). En conséquence, seuls les membres présents physiquement sont à prendre en compte, à l’exclusion des procurations. De même, dès lors que des conseillers municipaux sont exclus des débats et du vote sur une affaire dans laquelle ils ont un intérêt personnel, ils ne peuvent être décomptés dans les conseillers présents pour délibérer.

Par exemple, pour un Conseil municipal de 15 membres, si 7 sont présents et qu’il y a 4 pouvoirs, le quorum n’est pas atteint.

Le quorum doit être réuni non seulement au début de la séance mais aussi lors de la mise en discussion de chacune des affaires soumises successivement à délibération. Si le départ d'élus en cours de séance ne permet plus le respect de cette règle, l’assemblée ne peut plus valablement délibérer. 

Lorsque le quorum n’est pas atteint, le Maire/Président, ou celui qui le remplace, doit l’indiquer sur le registre des délibérations et préciser que la séance est renvoyée à une date ultérieure. L’envoi de la convocation peut être opéré dès qu’il est constaté que le quorum n’est pas atteint ou a cessé de l’être (CE, 16 juin 1997 n°142691, Pfister). En revanche, il conviendra de respecter le délai de 3 jours francs (quel que soit le nombre d’habitants) entre la date d’envoi et la prochaine réunion. L'organe délibérant pourra alors délibérer sans condition de quorum, sous réserve que l’ordre du jour soit identique (articles L.2121-17 et L.5211-1 du CGCT).

Exemples de formules à utiliser en l’absence de quorum :

• Dans le procès-verbal :

Le……., à………heures, le Conseil municipal a été réuni à la mairie, sous la présidence de M………., …………… (qualité), à la suite de la convocation adressée par le Maire le…..

Nombre de membres en exercice :……

Présents : ……………………

Absents : ……………………

Les membres présents n’étant pas en nombre suffisant pour délibérer valablement sur………., la séance a été levée et renvoyée au………... ou ce point a été renvoyé à une séance ultérieure.

Fait et délibéré à…….., le……

(signature du Maire et du secrétaire de séance) 

• Dans la convocation :

Le quorum n'ayant pas été atteint à la séance du…………………...., pour le point n°… de l’ordre du jour, le Conseil municipal lors de sa prochaine réunion, en application de l’article L.2121-17 du Code Général des Collectivités Territoriales, délibérera quel que soit le nombre de membres présents.

Cette réunion aura lieu le……………………, à…………………….…

L'ordre du jour de cette séance sera le suivant : … 

• Dans le procès-verbal faisant suite à la 2^ème convocation :

Le Maire indique que lors de la séance du…………, les membres présents n’ayant pas été en nombre suffisant pour délibérer valablement sur………, la séance a été levée et renvoyée à ce jour. 

Ajouter le cas échéant : Bien que pour la seconde fois, le quorum ne soit toujours pas atteint, l’article L.2121-17 du Code Général des Collectivités Territoriales permet de délibérer désormais valablement sans cette condition.

L'article L.2121-18 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose que « les séances des conseils municipaux sont publiques. Néanmoins, sur la demande de trois membres ou du maire, le conseil municipal peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu'il se réunit à huis clos ». Sans ce vote préalable du Conseil, la séance à huis clos est illégale.

Le Conseil municipal ne peut en aucun cas décider à l’avance le huis clos pour une séance ultérieure. C’est en fonction des circonstances au moment de la réunion que la décision doit être prise. 

NB : la seule restriction au huis clos en ce qui concerne les affaires soumises à délibération est celle prévue par l’article 432-12 du Code pénal relatif à la prise illégale d’intérêt par les personnes dépositaires de l’autorité publique. Aux termes de cet article, dans les Communes de 3 500 habitants au plus, le Conseil municipal ne peut décider de se réunir à huis clos pour délibérer de certaines affaires dans lesquelles les Maires, adjoints ou conseillers municipaux délégués ou agissant en remplacement du Maire sont en situation de traiter avec leur Commune.

Le déroulement de la séance est le suivant :

• le Conseil municipal commence par siéger en séance publique ;
• le Maire présente l’objet de la prochaine délibération ;
• est alors proposé le vote à huis clos (par le Maire ou 3 conseillers) ;
• le Conseil vote sur l’opportunité de délibérer à huis clos ;
• toutes les personnes n’étant pas membres du Conseil municipal sortent de la salle de réunion ;
• le Conseil peut alors débattre et délibérer à huis clos sur l’objet ;
• le retour au régime de la séance publique ne nécessite aucun vote formel préalable.

Le procès-verbal de séance doit indiquer à la fois la décision du vote à huis clos (qui l’a demandé et les résultats du vote) et celle prise dans ce cadre, qui donnera lieu à une délibération. Il ne fait en revanche pas référence aux débats qui se sont déroulés à cette occasion.

OUI. Le vote électronique peut être utilisé pour tout type de vote sous réserve d’être bien paramétré. En cas de scrutin public, il doit permettre de connaître le sens du vote de chaque élu. Dans le cadre d’un scrutin secret, il convient de s’assurer du secret du vote et de la sincérité du scrutin. Toutefois, la généralisation du vote électronique ne doit pas avoir pour conséquence de rendre tous les votes anonymes. 

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 9 janvier 2020, p. 165, Q. n°11951

Les règles en la matière sont notamment fixées par l’article L.2121-20 du CGCT (applicable aux EPCI). 

◊  Bénéficiaire du pouvoir 

Un élu empêché d'assister à une séance peut donner un pouvoir à un collègue de son choix, y compris d'opinion politique différente (Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 22 octobre 1990, p. 4970, Q. n° 31465). 

NB : l’élu qui aurait un intérêt personnel à l'affaire faisant l'objet d’un vote et qui aurait bénéficié d'un pouvoir, doit s'abstenir de prendre part à la délibération à la fois en son nom et au titre de la procuration (Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 22 février 1999, p.1106, Q. n° 20278). 

◊  Nombre de pouvoir par élu 

Un même conseiller municipal ne peut être porteur que d'un seul pouvoir. 

◊  Forme et transmission 

Le pouvoir prend la forme d’un écrit comportant la désignation du mandataire et l'indication de la ou des séances pour lesquelles le mandat est donné. 

Il peut être remis en mains propres ou adressé par courrier. En revanche, un courriel simple ne permet pas, avec certitude, d'identifier et d'authentifier l'auteur de la procuration et ne saurait être un support écrit valide pour donner un pouvoir (Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 28 mars 2023, p. 2878, Q. n° 3949).

Aucun texte ne détermine le délai de dépôt des procurations. Il faut donc se reporter au règlement intérieur de l’organe délibérant, s’il en existe un, pour savoir si un délai a été fixé (Réponse ministérielle, Sénat, 11 octobre 2012, p. 2243, Q. n° 1540). 

◊  Durée de validité 

Sauf cas de maladie dûment constatée, le pouvoir ne peut être valable pour plus de trois séances consécutives. 

Si la procuration le mentionne explicitement, un pouvoir peut être valable pour une réunion de l'organe délibérant mais également pour une seconde réunion si la première a dû être reportée (Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 26 décembre 2019, 6399, Q. n°12942). 

Le pouvoir est toujours révocable. 

◊  Vote par procuration 

Si les procurations ne sont pas prises en compte dans le calcul du quorum, elles sont décomptées comme tout autre suffrage exprimé lors des scrutins. L’élu titulaire d'un pouvoir doit donc manifester son vote par deux fois, une fois en son nom, une fois pour le compte de son collègue. 

NON. Le vote par procuration d’un élu intéressé à l’affaire entacherait la délibération de nullité. Son mandataire ne doit donc pas utiliser le pouvoir dans ce cas.

L’article L.2121-21 du CGCT prévoit qu’ « Il est voté au scrutin secret :

1° Soit lorsqu'un tiers des membres présents le réclame ;

2° Soit lorsqu'il y a lieu de procéder à une nomination ou à une présentation. […]

Le conseil municipal peut décider, à l'unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret aux nominations ou aux présentations, sauf disposition législative ou réglementaire prévoyant expressément ce mode de scrutin […] ».

NB : lorsqu'il y a partage égal des voix en cas de scrutin secret, la voix du Président n’est pas prépondérante (article L.2121-20 du CGCT).

Le scrutin secret ne fait l’objet d’aucun formalisme. Si la présence d’un isoloir est facultative, le vote doit en revanche être effectué nécessairement par le biais de bulletins anonymes, de manière à ne pas pouvoir déterminer le sens du vote de chaque conseiller.

Dans la mesure où la demande d’un scrutin secret ne fait pas l’objet d’un vote du Conseil municipal, il n’y a pas à établir de délibération spécifique. En revanche, il peut être indiqué juste avant le « DÉCIDE » une formule du type  : « A la demande du tiers du Conseil municipal, le vote se déroule au scrutin secret ».

L’article L.2121-21 du CGCT dispose que « Le vote a lieu au scrutin public à la demande du quart des membres présents. Le registre des délibérations comporte le nom des votants et l'indication du sens de leur vote ».

L’article L.2121-20 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose que « Lorsqu'il y a partage égal des voix et sauf cas de scrutin secret, la voix du président est prépondérante ». Dans l’hypothèse où il y aurait partage égal des voix au scrutin secret ou avec une abstention du Maire, la proposition sera considérée comme rejetée.

Attention : la règle est différente pour le vote du compte administratif. En effet, celui-ci est réputé adopté sauf si une majorité s’est dégagée contre. Il en résulte qu’en cas d’égalité des voix, il est adopté.

Dans la délibération, indiquer : « Le Maire, président de séance, s’étant prononcé pour/contre, la délibération est adoptée/rejetée ».

L’article L.2121-20 du CGCT dispose que « Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés »  et non des votants. Les bulletins blancs et les abstentions sont donc exclus contrairement aux votes par procuration qui sont décomptés comme tout autre vote exprimé.

Par majorité absolue des suffrages exprimés, il faut entendre que le nombre des suffrages favorables à la proposition doit être supérieur à la moitié du nombre de suffrages exprimés.

Ainsi, dans un Conseil de 11 élus, lorsque 3 élus décident de ne pas prendre part au vote, la majorité est de 5. La délibération est donc adoptée.

L’article L.2121-29 du CGCT (applicable aux EPCI) dispose que « Le conseil municipal émet des vœux sur tous les objets d'intérêt local. »

Le vœu doit être inscrit à l'ordre du jour de la réunion et doit donner lieu à un vote. Il prend la forme d’une délibération numérotée et conservée dans le registre des délibérations mais sans en avoir l’intitulé. En pratique, les termes « Délibération » et « DÉCIDE » sont respectivement remplacés par ceux de « Vœu » ou « Motion », et  par « APPROUVE/DÉSAPPROUVE la motion portant sur…. » ou « ÉMET un avis favorable/défavorable sur…. ». Le vœu ne présente aucun caractère décisionnel et n'entraîne aucun effet juridique. Celle-ci est cependant soumise au contrôle de légalité et peut faire l'objet d'un déféré préfectoral devant le juge administratif. En revanche, un recours pour excès de pouvoir n'est pas recevable.

L’article L.2121-25 du CGCT prévoit qu’une liste des délibérations examinées par l’organe délibérant est affichée dans un délai d'une semaine qui suit la réunion (le lieu exact n’étant pas précisé, pas plus que la durée d’affichage) et mise en ligne sur le site internet de la collectivité, lorsqu'il existe. 

NB : la liste des délibération examinées par l’organe délibérant des EPCI  est adressée dans le délai d’un mois suivant chaque séance aux conseillers municipaux des communes membres de cet EPCI qui ne sont pas membres de son organe délibérant (art. L.5211-40-2 du CGCT).

L’article L.2121-15 du CGCT (applicable aux EPCI) ne prévoit d’indiquer le nom des votants et le sens de leur vote dans le procès-verbal qu’en cas de vote au scrutin public. En dehors de cette hypothèse, rien n’est prévu.

La présence du nom des votants à l’occasion d’un scrutin ordinaire (vote à main levée, à haute voix, etc.) ne s’impose pas. Il en résulte donc que l’absence de cette mention est sans influence sur la régularité des délibérations prises. 

Le règlement intérieur de l'organe délibérant pourrait tout à fait fixer les règles en la matière.

Si le nom des votants apparaît, la formule suivante pourrait être utilisée : « Adopté à la majorité.  M. …… et M. ……. ayant voté contre ou s’étant abstenus ».