Quelles sont les pièces annexes qui doivent être déposées au greffe du tribunal judiciaire après clôture des registres ? (Réponse SIA)

En liminaire, il convient d’indiquer que les pièces annexes sont déposées en principe en fin d'année au greffe du tribunal judiciaire dont dépend la Commune (article 7 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil). Néanmoins en pratique, il est admis que ce dépôt soit effectué en même temps que celui du double des registres correspondants, dans le délai d’un mois qui suit la clôture de ces derniers (IGREC n° 133 et article 10 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil). 

Sont considérées comme des pièces annexes : 

  • l’ensemble des pièces du dossier de mariage ;
  • les procurations (article 36 du Code civil) ;
  • les copies d'actes de l'état civil remises en vue de la transcription (copie d’acte de décès transmise à la mairie du dernier domicile du défunt notamment) et, éventuellement, de la traduction en langue française de ces documents ;
  • les expéditions des décisions judiciaires à transcrire sur les registres, ainsi que des pièces jointes à la demande de transcription ;
  • les déclarations liées au choix de nom (déclaration conjointe de choix de nom, déclaration conjointe de changement de nom) ;
  • les pièces jointes à la demande de changement de prénom ou de nom (demande, copie de la pièce d’identité, de l’acte de naissance, du justificatif de résidence, etc.) ;
  • le certificat médical de naissance et de décès ;
  • les avis de naissance ;
  • la demande de rectification d'erreur ou d'omission matérielle des actes de l'état civil, ainsi que les pièces produites à l'appui de cette demande. 

Par ailleurs, il est précisé que : 

  • les pièces fournies au moment de l’enregistrement de la déclaration (et les récépissés des avis de mention) de PACS ne constituent pas des pièces annexes. Elles doivent être conservées en mairie par l’officier de l’état civil qui a enregistré la convention pendant une durée de 5 ans à compter de la date de la dissolution du PACS ; 
  • les avis de mention reçus en mairie ainsi que les pièces afférentes (registre, récépissé, pièces justificatives) ne sont pas des pièces annexes. Ils doivent être conservés 10 ans en mairie avant destruction (Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques du 22 septembre 2014 - DGP/SIAF/2014/006).