Les archives

Dernière modification : 20 mai 2019

Le décret du 2 mai 2017 définit les services publics d'archives et précise les conditions de la mutualisation de ces services pour la conservation des archives numériques, les exigences techniques à respecter et le contenu de la convention de mutualisation. Le décret précise également les conditions de validation, par le directeur du service d'archives départementales, de la convention de dépôt des archives communales et les conditions dans lesquelles ce dernier donne son accord pour que les Communes de moins de 2 000 habitants conservent elles-mêmes leurs archives historiques.

NB : il convient de rappeler que les Communes de moins de 2 000 habitants ont l’obligation de déposer leurs archives aux archives départementales (article L.212-11 du Code du patrimoine).

Enfin, le texte prévoit de simplifier les obligations pesant sur les collectivités en supprimant l'obligation de transmission au Préfet des instruments de recherche élaborés dans l'année.

Décret n°2017-719 du 2 mai 2017 relatif aux services publics d'archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d'archives communales (J.O., 4 mai 2017)

La circulaire du 30 juin 2017 précise les conditions de numérisation et de consultation par l’ordonnateur des pièces comptables et justificatives dématérialisées stockées dans le silo ATLAS (module de stockage sécurisé de la DGFIP) et transitant par Hélios. Afin de simplifier la conservation de ces documents, la circulaire autorise la destruction des pièces conservées par l’ordonnateur sous format papier avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative (DUA) si leur numérisation répond aux normes en vigueur. Le visa du directeur des archives départementales demeure préalablement requis.
Ces nouvelles modalités de conservation font l’objet d’une expérimentation avec quelques collectivités pilotes en 2017. Le dispositif sera ensuite progressivement étendu à l’ensemble des collectivités volontaires.

Circulaire du 30 juin 2017 relative aux mesures de simplification relatives à la conservation des pièces comptables et pièces justificatives des comptes par l’ordonnateur dans les collectivités territoriales, leurs groupements, leurs établissements et les établissements publics de santé (NOR : MICC1719763C)