L'accès aux documents administratifs et les archives

Dernière modification :  3 juillet 2018

Documents communicables

NON. Les membres de l’organe délibérant de la collectivité n’ont pas de droit à la communication des éléments d’un dossier contentieux auquel est partie la collectivité. Les mémoires contentieux sont des documents juridictionnels non communicables au titre du Code des relations entre le public et l’administration.

Réponse ministérielle, J.O., Sénat, 2 mars 2017, p.899, Q. n°23651

Les collectivités territoriales doivent communiquer à l'huissier de justice l'adresse du débiteur, l'identité et l'adresse de son employeur ou de tout tiers débiteur ou dépositaire de sommes liquides ou exigibles, et la composition de son patrimoine immobilier, à l'exclusion de tout autre renseignement (article L.152-1 du Code des procédures civiles d'exécution).

Toutefois, ces informations ne doivent être délivrées que si l'huissier de justice joint le titre exécutoire dont il est porteur à l'appui de sa demande écrite, laquelle doit en outre viser le texte fondant le droit à communication, les personnes clairement identifiées ou identifiables.

Réponse ministérielle, J.O., Assemblée Nationale, 8 octobre 2013, p.10646, Q. n°32651

Les certificats d’urbanisme, déclarations préalables et autorisations d’urbanisme sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, une fois la décision du Maire/Président de l’EPCI à fiscalité propre prise. Le dossier est alors pleinement communicable, dans son intégralité, à l’exception des plans intérieurs s’ils ont un impact sur le secret de la vie privée ou sur la sécurité des demandeurs (un coffre-fort dans un commerce par exemple).

La Commission d’Accès aux Documents Administratifs considère qu’une telle faculté n’est ni prévue, ni exclue par le Code des relations entre le public et l’administration. L’administration n’est donc pas tenue d’y faire droit, mais la Commission recommande à l’administration d’apprécier selon les circonstances telles que l’état du document ou l’absence d’autres moyens de reproduction.

OUI. Les grands livres et les pièces justificatives sont communicables y compris pour l’année en cours.
Seuls les comptes de gestion et administratif ne sont communicables qu’après leur adoption.

Toute personne, qu’elle soit ou non propriétaire sur le territoire de la Commune, a le droit d’obtenir communication, sous l’une des formes matériellement possibles, de tout ou partie des plans cadastraux.

Quant aux matrices cadastrales, sont seuls communicables aux tiers le numéro et l’adresse de la parcelle, le nom et le prénom de son propriétaire, le cas échéant son adresse et l’évaluation du bien pour la détermination de la base d’imposition à la taxe foncière. Toute autre information, notamment la date et le lieu de naissance du propriétaire, ainsi que les motifs d’exonération fiscale, doit être occultée avant la communication. 

Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des budgets et des comptes de la Commune ; elle peut également les publier sous sa responsabilité. Cette communication s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de la commune, par consultation gratuite sur place, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par la commune ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur (sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction), ou encore par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Le registre des déclarations d’intention d’aliéner n’est prévu par aucun texte. S’il a été constitué par une collectivité, il contient des informations confidentielles qui ne doivent pas faire l’objet d’une communication aux tiers.

Néanmoins, les collectivités titulaires d’un droit de préemption doivent tenir un registre des préemptions (article L. 213-13 du Code de l’urbanisme) qui contient des informations sur les biens préemptés. Ce document est lui communicable à toute personne qui en fait la demande.

Archives

Le décret du 2 mai 2017 définit les services publics d'archives et précise les conditions de la mutualisation de ces services pour la conservation des archives numériques, les exigences techniques à respecter et le contenu de la convention de mutualisation. Le décret précise également les conditions de validation, par le directeur du service d'archives départementales, de la convention de dépôt des archives communales et les conditions dans lesquelles ce dernier donne son accord pour que les Communes de moins de 2 000 habitants conservent elles-mêmes leurs archives historiques.

NB : il convient de rappeler que les Communes de moins de 2 000 habitants ont l’obligation de déposer leurs archives aux archives départementales (article L.212-11 du Code du patrimoine).

Enfin, le texte prévoit de simplifier les obligations pesant sur les collectivités en supprimant l'obligation de transmission au Préfet des instruments de recherche élaborés dans l'année.

Décret n°2017-719 du 2 mai 2017 relatif aux services publics d'archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d'archives communales (J.O., 4 mai 2017)

La circulaire du 30 juin 2017 précise les conditions de numérisation et de consultation par l’ordonnateur des pièces comptables et justificatives dématérialisées stockées dans le silo ATLAS (module de stockage sécurisé de la DGFIP) et transitant par Hélios. Afin de simplifier la conservation de ces documents, la circulaire autorise la destruction des pièces conservées par l’ordonnateur sous format papier avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative (DUA) si leur numérisation répond aux normes en vigueur. Le visa du directeur des archives départementales demeure préalablement requis.
Ces nouvelles modalités de conservation font l’objet d’une expérimentation avec quelques collectivités pilotes en 2017. Le dispositif sera ensuite progressivement étendu à l’ensemble des collectivités volontaires.

Circulaire du 30 juin 2017 relative aux mesures de simplification relatives à la conservation des pièces comptables et pièces justificatives des comptes par l’ordonnateur dans les collectivités territoriales, leurs groupements, leurs établissements et les établissements publics de santé (NOR : MICC1719763C)